Comment organiser une journée portes ouvertes réussie ?

Cet article est un guide, de A à Z des principes que j'applique pour des portes ouvertes réussies. Et j'en ai organisé... Beaucoup. Je vous y présenterais les points importants, mes astuces et les erreurs à éviter !

Imaginez

Vous recevez un carton d'invitation dans votre boîte aux lettres. Une entreprise du coin, qu'on appelera Simpli-fiez.

Dans vos souvenirs, c'est une société spécialisée dans le service aux entreprises, mais vous n'en savez pas plus.

Vous en connaissiez vaguement la localisation car vous avez déjà vu des panneaux d'indication en allant vous promener et faire vos courses.

Le timing est parfait, puisque les journées s'organisent mercredi dans 3 semaines et votre planning est plutôt léger ce jour-là.

On y annonce entre autres, un programme de découverte de l'entreprise, un service traiteur, des activités ludiques et même des activités de networking.

Dans le meilleur des cas, vous allez découvrir un potentiel partenaire qui pourrait vous être utile, faire des rencontres intéressantes lors du networking et en plus être rincé par un service traiteur gratuitement !

Dans le pire des cas, vous allez perdre 2h de votre temps, mais vous pourrez quand même manger à l'oeil ! Après quoi, il vous faudra juste mettre vos talents de ninja en pratique pour vous éclipser discrètement.

À ce stade, vous n'avez déjà plus de raison de ne pas y aller.

Le jour J arrive, et vous découvrez lors de la visite guidée des locaux que Simpli-fiez, ce n'est pas une simple société de services aux entreprises.

Simpli-fiez a été créée par un jeune entrepreneur passionné dans les années 90, qui n'a eu de cesse de se réinventer pour garder son entreprise à flot, et ce malgré quelques moments difficiles.

Jusqu'à se spécialiser dans deux choses, un service de permanence téléphonique qui vous promet de ne plus jamais perdre un client suite à un appel manqué.

Votre main glisse dans votre poche, pour regarder l'écran de verrouillage de votre smartphone professionnel qui affiche 14 appels manqués de numéros que vous ne connaissez pas.

Le tout pour une somme qui serait remboursée avec un seul contrat signé seulement,...

La journée portes ouvertes, c'est quoi?

Tout le monde a déjà participé à une journée portes ouvertes. Et puis tout est dans le nom.

C'est un événement, réalisé sur un ou plusieurs jours où l'entreprise va présenter au public des aspects auxquels il n'a pas accès d'habitude. Et ce avec un ou plusieurs objectifs stratégiques bien définis.

Quand il s'agit d'organiser ce genre d'événements soi-même, certains concepts clés sont à prendre en compte pour être sûr de ne pas faire de fiasco financier.

En effet, l'organisation d'une journée portes ouvertes peut dans certains cas représenter une part importante du budget de l'entreprise.

Comme pour toute organisation d'événement, le secret tiens dans la planification et l'organisation de votre journée.

Nous allons voir dans cet article comment organiser une journée portes ouvertes réussie et impactante pour votre audience cible ainsi que les erreurs à éviter.

Définissez vos objectifs

L'erreur classique, serait d'organiser des portes ouvertes sans en définir d'objectif clair et de s'attendre à ce que l'activité phare, soit un verre de mousseux et des discussions automatiquement fructueuses. 

Ca peut se passer ainsi, mais c'est reposer beaucoup d'espoirs sur la chance.

Vous devrez donc minutieusement choisir le ou les objectifs à atteindre au travers de cet événement. 

• Renforcer votre image de marque :

C'est la meilleure occasion pour présenter votre entreprise sous un jour que le public ne connaît pas. Ce même public sera là pour entendre parler de vous (mais pas que... Je développe plus bas) et sera donc très réceptif vis-à-vis des informations pertinentes que vous lui donnerez.

Présentez les valeurs qui portent votre projet. Autrement dit, profitez de l'occasion pour renforcez votre positionnement. Que ce soit lors de la visite, au contact des membres de votre équipe ou au travers de messages et d'images affichées, les valeurs de l'entreprise doivent être présentes et martelées.

Humanisez votre marque

Les grandes marques paient des millions pour que des célébrités auxquelles elles veulent associer leur image figurent dans leurs pubs.

Elles créent même des mascottes dans le but qu'on puisse s'identifier à elles.

Vous n'avez pas des millions. Et vous n'êtes probablement pas encore une grande marque capitalisée au CAC 40.

Par contre vous avez ce qu'elles désirent : un côté humain authentique.

Alors présentez-le. Ca pourrait être de présenter quelques anecdotes amusantes, comment l'entreprise a rebondit en cas de coup dur,... Les gens adorent les histoires, surtout quand elles sont bien racontées.

Impliquez les collaborateurs. Chacun a une histoire et une importance capitale dans le bon déroulement de vos activités.

À l'heure d'aujourd'hui, la dimension humaine est d'une importance capitale lors d'un acte d'achat. C'est peut-être le fait de vous connaître mieux, qu'un client choisira de travailler avec vous plutôt qu'un concurrent.

• Fidéliser et entretenir vos relations avec vos clients existants

  Permettez leur de se sentir privilégiés par rapport à vous. Invitez les personnellement au travers d'un appel par exemple ou d'une carte personnalisée.

• Vous faire connaître auprès de nouveaux clients

Vous avez probablement déjà établi votre profil de client idéal. Basez vous sur celui-ci pour sélectionner les entreprises qui y correspondent et invitez-les.

• Vendre

Si vous organisez bien votre journée, et que vos produits sont déjà correctement mis en avant, vous allez probablement déjà vendre sans mettre en place d'actions spécifiques supplémentaires.

Libre à vous de mettre en place des appels à l'action comme des promotions, la rédaction de documentation spécifique, la mise en avant d'un produit en particulier,...

Personnellement, je recommande de mettre en avant chacun de vos services ou produit lors de la visite. 

• Recruter

• Faire découvrir vos nouveaux services
• ...

Définissez votre budget

La gestion budget sera un des facteurs piliers de la réussite de votre événement.

Le plus malin est probablement d'estimer à l'avance vos coûts et d'évaluer si le jeu en vaut la chandelle.

Vos axes de dépenses principaux.

Le lieu

Une journée portes ouvertes s'organise par définition dans les locaux de l'entreprise. 

Cela a l'avantage de réduire considérablement vos coûts, qui peuvent facilement monter à plusieurs milliers d'euros pour une salle de réception de standing.

Le catering : la restauration et les boissons

La solution la plus simple est de faire appel à un traiteur. Mais c'est aussi la plus chère.

Dans le budget du traiteur, il faut compter les frais de personnel, la location de vaisselle et de matériel, la restauration et le service boisson si vous lui déléguez.

À titre d'exemple :

J'avais demandé plusieurs devis à des traiteurs pour une formule dinatoire composée d'à peu près 6 petits sandwichs "hauts-de-gamme".

On était à 31,25 euros par personne, juste pour une formule de midi. Ce qui incluait 3 heures de prestation avec 3 serveurs, la location de tables et de vaisselle et une formule soft et 1 verre de vin par personne.

J'avais également fait le calcul, pour réaliser des sandwich "haut-de-gamme" nous-même en passant par un grossiste alimentaire.

Cela nous revenait pour des sandwich presque à volonté à environs... 6 euros par personne. Avec les soft et le vin, 9 euros.

Dans le calcul, n'étaient pas inclus le personnel (car nous étions en nombre suffisant) et nous disposions déjà du mobilier nécessaire pour accueillir un grand nombre de personnes.

Alors bien sûr, cela aurait demandé du travail en amont, rien que pour préparer les sandwichs.

Mais la prestation que nous avons eue pour plus de 30 euros par visiteur s'est avérée être très décevante. Comme quoi !

Une alternative pour ne pas vous occuper de la restauration tout en gardant un budget inférieur à celui d'un traiteur, c'est d'engager un foodtruck.

J'avais pris des devis, mais malheureusement nous étions trop courts pour en réserver un.

Et oui. Les foodtrucks sont en vogue, alors il faut s'y prendre au bon moment.

J'avais reçu plusieurs devis, qui allaient de 10 à 15 euros uniquement pour la restauration.

Il faut savoir que si la plupart de vos invités vous plantent, vous devrez dans la plupart des cas vous acquitter d'une somme qui garantira au propriétaire du foodtruck de ne pas s'être déplacé pour rien.

Ce qui en soi est un principe assez honnête.

Dans le cas du foodtruck, vous pouvez décider de supporter vous-même les coûts, ou de faire payer vos visiteurs. À vous de voir ce que vous souhaitez renvoyer en terme d'image, mais si vous avez un budget assez restreint, cela peut également être une solution.

Je ne recommande pas, mais voilà, je pose ça là !

Le budget catering est un des postes sur lequel vous pouvez vraiment faire des économies, sans pour autant diminuer grandement la qualité.

Les activités 

Si vous prenez la peine d'organiser une journée portes ouvertes, vous voulez marquer les esprits.

Associer votre marque et votre entreprise à une image positive, impactante.

Le programme de votre journée ne devrait donc pas se résumer à une visite guidée banale suivie par un repas et en attendre des retombées fantastiques.

Centrez votre événement sur votre visiteur

Les visiteurs se sont déplacés pour en apprendre plus sur vous. Mais au 21 ème siècle, à l'heure où les réseaux sociaux prédominent tous les aspects de notre vie, les gens cherchent toujours une expérience centrée sur eux. Même quand il s'agit principalement d'entendre parler de quelqu'un d'autre, vous devez leur apporter une plus-value concrète.

Vous devrez donc vous mettre dans les chaussures de vos visiteurs et prospects ce jour-là. 

Au lieu de présenter votre logiciel comptable flambant neuf qui vous fait gagner 2h chaque semaine, réfléchissez aux choses qui sortent de l'ordinaire pour monsieur tout le monde.

C'est un exercice d'équilibriste parfois, vu que vous avez la tête dans le projet depuis bien longtemps.

Mais c'est la recette de la surprise.

Si vous souhaitez du bouche à oreille, ou une association positive dans l'imaginaire collectif, vous devez impérativement marquer les esprits au travers d'une expérience orientée vers votre visiteur.

Tout bonnement par ce qu'il est plus simple d'imaginer la conversation dans un repas de famille qui commence par :

"Je suis allé aux portes ouvertes de la société X, tu sais, celle qui s'occupe des services aux entreprises située à ... où j'ai rencontré deux partenaires potentiels qui pourraient m'aider à ..." 

QUE

"Je suis allé aux portes ouvertes de la société X, ils ont beaucoup de services qui peuvent être utiles"

Proposez des expériences uniques : 

• Organisation d'un networking

L'atelier n'a pas besoin de traîner en longueur. Une simple présentation entre vos visiteurs, suivie d'un moment décontracté autour d'un verre peut suffire.

Vous pouvez pousser le vice plus loin si un des membre de votre équipe gère un peu la création de page sur votre site, vous pouvez mettre en place une plateforme temporaire d'échange avec un accès privé que les participants auront reçus lors de l'atelier.

• Jouez sur l'exclusivité

Vous avez un nouveau produit à faire découvrir en avant première ? Faites ressentir à vos visiteurs qu'ils sont privilégiés de le découvrir avant tout le monde.

Augmentez votre taux d'engagement et le sentiment d'appartenance à votre marque.